Tim Penyusun Proposal

Perlu dipahami bahwa agensi donor (seperti USAID, AusAID, dan lainnya) menerima puluhan bahkan ratusan proposal untuk setiap proyek yang mereka danai. Biasanya:

• 50% proposal tidak ditulis dengan baik dan tidak akan dinilai lebih lanjut
• Kesempatan untuk memenangkan proyek tersebut kurang dari 5% saja

Jadi, apa yang membuat sebuah proposal dapat memenangkan kompetisi donor?

1. Ide yang hebat, dengan dampak yang masuk akal dapat dicapai
2. Memberikan metode dan langkah-langkah yang jelas untuk mencapai ide tersebut
3. Rencana penelitian/konsultasi yang efektif (waktu dan uang)
4. Akan dilaksanakan oleh ahli-ahli di bidangnya
5. Dibuat oleh organisasi yang jelas dan kredibel
6. Mudah dibaca – jelas, singkat dan padat
7. Menawarkan nilai tambah terhadap grant yang ditawarkan
8. Memiliki hubungan baik dengan pemberi grant

Proposal kegiatan adalah investasi PERTAMA yang organisasi Anda akan lakukan dalam bisnis penelitian atau konsultasi. Tanpa proposal yang sempurna, maka organisasi akan sulit bertahan dalam dunia kompetitif ini. Jadi, investasi ini membutuhkan tim yang akan memastikan bahwa setiap proposal yang dihasilkan:

• menjawab semua kebutuhan klien
• berkualitas tinggi
• ditulis dalam bahasa yang dapat dipahami
• dan menunjukkan kapabilitas organisasi

Tim yang dimaksud adalah Tim Penyusun Proposal, dan rangkaian penyusunan proposal dapat terdiri dari bagian-bagian berikut:

Pertanyaan yang perlu dijawab saat penentuan apakah akan membuat proposal atau tidak:

1. Apakah yang diinginkan klien:
   1. Masuk akan dan mungkin dicapai? (secara waktu, uang dan teknis)
2. Apakah organisasi kita memiliki kemampuan yang dibutuhkan?
3. Apakah kita memiliki tim yang diperlukan?
4. Bagaimana kesempatan kita dalam bersaing dengan organisasi lain?
5. Apakah kita memiliki cukup waktu untuk melengkapi tim kita?
    

Merupakan tim awal yang memulai proses penulisan proposal.

Terdiri dari:

• Proposal leader/pemimpin proposal:
  Adalah satu orang yang ditugaskan untuk memastikan kelancaran proses penulisan proposal dan memastikan bahwa semua tenggat waktu dapat dipenuhi. Proposal leader dapat ikut serta menulis proposal.
• Penulis proposal
  Merupakan anggota (dapat terdiri dari satu orang atau lebih) yang dapat menuangkan ide proposal ke dalam kata-kata yang mudah dimengerti.
  Perlu diingat bahwa penulis proposal bisa jadi ahli di bidangnya, tapi bisa juga bukan. Penulis mendapatkan masukan teknis dari konsultan ahli, sehingga berperan sebagai penyambung lidah antara ahli teknis dengan klien yang akan menilai proposal tersebut.
• Ahli / konsultan ahli
  Dipilih berdasarkan ide dan jenis proyek yang akan dituangkan ke dalam proposal. Tim ahli berperan penting dalam menjamin bahwa isi proposal menggunakan istilah awam yang digunakan dalam bidang tertentu dan menonjolkan kemampuan organisasi yang akan ditawarkan dalam proyek tersebut.
  Konsultan ahli bisa jadi direkrut dari organisasi lain, atau didapatkan melalui kerjasama dengan institusi lain. Misalnya, di suatu organisasi yang bergerak lebih banyak di bidang penelitian epidemiologis membutuhkan masukan dari ahli di bidang kebijakan. Ahli kebijakan ini dinilai akan memberi poin tambahan apabila bersedia untuk ikut sebagai tim peneliti. Maka dua organisasi ini dapat melakukan kerjasama, baik dalam menyusun proposal maupun saat melaksanakan kegiatan nantinya.
  Kerjasama antar organisasi / institusi ini wajar dilakukan dan merupakan basis jaringan kerjasama yang akan sangat berguna untuk pengembangan kemampuan riset & konsultasi sebuah organisasi
• Anggota tim

Tugas awal TIM BIRU:

1. Menjawab pertanyaan apakah proposal akan ditulis?
2. Menentukan langkah-langkah untuk melengkapi tim? (seperti merekrut ahlidari organisasi lain, atau bekerjasama dengan institusi lain)
3. Melakukan rapat brainstorming untuk menentukan bentuk dan ide awal proposal
4. Menentukan pembagian kerja penulisan proposal
5. Menentukan strategi pendanaan/budget
6. Mencatat apa saja poin-poin yang ingin ditekankan pada klien agar organisasi dapat menunjukkan kemampuan mereka melalui proposal
    

Bertugas untuk melakukan review terhadap draft proposal.

Tim ini berperan seolah-olah sebagai calon klien yang sedang menilai "harga" sebuah proposal, berdasarkan poin berikut:

• Kriteria Penilaian yang diberikan dalam RFP (request for proposal)
• Memenuhi semua ketentuan dan poin yang harus dimasukkan ke dalam proposal tersebut

Kunci sukses sebuah proposal:

• Semua bagian ditulis dengan lengkap, diedit dan di review berulang kali
• Semua bagian ditulis sesuai dengan instruksi yang ada didalam RFP
• Tidak ada bagian yang dihilangkan
• Hasil review diperbaiki dan direview lagi

Setelah review pertama oleh tim MERAH, langkah berikut adalah memperbaiki proposal tersebut:

• Menanggapi semua hasil kritik dari tim MERAH
• Memperbaiki dan merapikan semua grafik, kalimat, format proposal
• Memastikan semua kriteria penilaian telah dipenuhi
• REVIEW ULANG OLEH TIM MERAH

Setelah review ulangan (bisa lebih dari 2 kali), dan setelah proposal leader dan penulis puas dengan hasilnya, maka proposal dapat dikirimkan.

Merupakan tim yang menyusun budget atau anggaran proyek untuk proposal.

• Harus berhubungan terus dengan Proposal Leader dan Penulis Proposal, agar dapat membuat budget yang sesuai dengan tahapan proyek
• Memperhatikan aturan-aturan pendanaan yang berbeda-beda antar donor
• Membuat perbaikan sesuai dengan masukan dari TIM MERAH.
• Biasanya merupakan anggota organisasi yang biasa membuat budget proyek dan paham mengenai keuangan proyek

Pembuatan budget proposal akan dibahas lebih lanjut pada minggu ke-4 pelatihan ini.

Setelah review dan revisi selesai dilakukan, keseluruhan proposal perlu dibaca lagi. Ini termasuk bagian budgetnya.

Proses final ini dapat dilakukan oleh manager atau pimpinan divisi / institusi. Tujuannya adalah untuk mengidentifikasi kesalahan bermakna yang mungkin terlewat dalam proses review.

Catatan:

Anggota tim dapat bersifat sangat fleksibel. Misalnya, Proposal Leader untuk proyek tertentu bisa berperan sebagai konsultan ahli atau penulis untuk proposal lainnya.

Penugasan:

Setelah membaca detail tiap tim yang terdapat dalam tim penyusun proposal, buatlah diagram atau daftar sederhana tim penyusun proposal untuk organisasi Anda. Tuliskan apa kualitas yang dimiliki oleh anggota-anggota tersebut yang membuat dia sesuai menjadi anggota tim (Proposal Leader, Tim Biru, Tim Merah, dan Tim Hijau)

Tugas paling lambat dikumpulkan paling lambat tanggal 24 April 2013 pukul 24.00 WIB