Menyusun Anggaran Sebagai Bagian Dari Proposal Penelitian

Proposal penelitian tidak lengkap apabila tidak dilampiri dengan anggaran penelitian. Anggaran merupakan rencana kegiatan yang nominalkan dalam bentuk satuan harga atau uang dan berjangka waktu satu tahun. Anggaran merupakan rencana keuangan yang sistematis menunjukkan alokasi sumber daya manusia, sumber daya material dan sumber daya lainnya.

Suatu penelitian juga membutuhkan anggaran untuk pelaksanaannya. Anggaran penelitian disusun berdasarkan rencana penelitian yang dibuat. Penyusunan anggaran penelitian biasanya juga digunakan untuk menjelaskan biaya penelitian yang akan dikeluarkan, siapa yang terlibat dalam penelitian dan biaya operasional penelitian. Sehingga untuk meyusun anggaran diperlukan detail rencana kegiatan penelitian yang akan dilakukan.

Penyusunan anggaran yang baik menjadi satu poin pokok pada penilaian proposal, pada beberapa lembaga donor, mereka memberikan poin antara 10 - 15% pada bagian anggaran. Prinsip-prinsip yang perlu diperhatikan dalam penyusunan proposal yaitu:

1. PERATURAN
   Lembaga donor biasanya memiliki format serta peraturannya masing-masing, mengenai batasan biaya tahunan, batasan jumlah, maupun besaran fee institusi yang diberikan. Peraturan ini harus diperhatikan mengingat hal ini menjadi salah satu syarat proposal penelitian yang diterima.
    
2. KOMPREHENSIF
   Menunjukkan detail semua pengeluaran secara jelas, baik jumlah, harga satuan maupun keterangan tentang item tersebut. Beberapa lembaga donor memberikan item secara jelas, namun ada juga yang harus kita buat sendiri.
    
3. AKURAT 
   1. Harus diperkirakan seakurat mungkin sesuai standar yang berlaku. Akurat di sini yaitu item yang dianggarakan harus sesuai dengan kegiatan yang dilakukan pada saat penelitian. Sehingga butuh perencanaan detail aktifitas.

   2. Check and Re-check total perhitungan, pastikan pembagian yang tepat bila melakukan bidding pada project multi-year.
       

4. TERDAPAT JUSTIFIKASI YANG JELAS
   Catatan mengenai pengeluaran biasanya dibutuhkan untuk menjelaskan mengenai kegunaan item tersebut sehingga harus dianggarkan dalam penelitian, bila pada bagian travel cost maka sebaiknya dijelaskan mengenai siapa yang berangkat, besaran tiket pesawat, jumlah kontingen, serta lumpsum maupun waktu tinggal. Besaran masing-masing institusi memiliki standar yang berbeda

Komponen standar yang biasanya muncul dalam detail budget penelitian adalah, salary, equipment cost, travel cost, direct / operational cost,indirect / institutional cost /overhead cost , other contributor funding, dll

Beberapa item yang ditampilkan tersebut hanyalah komponen standar pembiayaan, komponen-komponen ini akan berbeda satu sama lainnya, tetapi tetap memiliki tujuan yang sama yakni, justifikasi yang jelas mengenai kegunaan item tersebut. Yang perlu diperhatikan adalah komponen yang REASONEABLE bukan yang TERENDAH

1. Salary
   
   Komponen salary ini terdiri dari gaji peneliti, gaji Principle Investigator (PI), Co-PI, konsultan, hingga tenaga administrasi / sekretaris. Pada bagian ini harus memasukkan pula beban kerja serta besaran gaji. Standar beban kerja harian adalah 40 jam kerja setiap minggu, sehingga beban 100% yang dituliskan berarti peneliti bekerja selama 5 hari dalam seminggu, dan apabila dituliskan beban kerja sebesar 20%, hal ini dapat diartikan bahwa peneliti hanya bekerja satu hari seminggu untuk melakukan penelitian ini. Jumlah beban kerja haruslah sesuai realitas pada saat melakukan penelitian nanti.
   
   Banyak institusi yang terkadang membebankan institutional cost pada bagian ini, karena misalkan lembaga donor tidak menginginkan adanya komponen tersebut, hal ini diperbolehkan karena memang merupakan peraturan internal masing-masing institusi, tetapi bila sudah terdapat komponen institutional cost yang ditulis, maka besaran gaji yang tertera seharusnya sama seperti yang diterima oleh peneliti.
   
   Untuk standar gaji, besarannya sebaiknya mengikuti standar yang berlaku secara umum dimasing-masing institusi, seperti misalkan di UGM yang sudah memiliki hal tersebut. Sehingga tidak terjadi ketimpangan antara gaji proyek dengan tugas dan fungsi utama.
    
2. Office Supplies and Equipment
   
   Office Supplies, pembelian perlengkapan pada komponen ini haruslah digunakan untuk menunjang kegiatan penelitian. Biaya ini merupakan biaya pembelian bahan habis pakai yang digunakan untuk keperluan penelitian maupun sekretariat penelitian. Misal seperti pembelian kertas, pembelian tinta printer, pembelian bolpoint dan lain-lain. Pada bagian ini biasanya dimasukkan biaya jasa seperti misalkan biaya untuk mengirim surat atau fotokopi dengan jumlahnya tidak boleh terlalu besar dan harus mengikuti aturan dari donor mengenai besaran maksimalnya.

   Equipment, biaya yang dimaksud di sini adalah biaya pembelian inventaris penelitian. Pembelian peralatan ini sebaiknya memasukkan peralatan yang dapat digunakan selama proyek berlangsung, dan dengan justifikasi yang jelas, seperti misalkan pembelian komputer, printer, maupun peralatan penunjang lainnya.

3. Travel and Meeting cost
   
   Biaya perjalanan serta pertemuan harus melampirkan justifikasi yang jelas. Termasuk untuk biaya pertemuan, beberapa lembaga biasanya hanya memberikan 1-2 kali adanya pertemuan besar setiap tahunnya, pada kick off meeting, maupun pada saat evaluasi atau diseminasi hasil penelitian. Komponen travel cost adalah, transportasi udara maupun darat, biaya penginapan, perdiem, serta biaya insidental. Untuk menentukan biaya transport udara, sebaiknya menggunakan rate tertinggi pada saat waktu ramai (kelas ekonomi), karena jangan sampai budget yang dituliskan ternyata mengalami kekurangan pada saat pembayaran.
    
4. Direct Cost
   
   Direct cost adalah uang yang dikeluarkan untuk membayar operasional penelitian, bisa dalam bentuk uang pembayaran subkontraktor, biaya surveyor, biaya pelatihan hingga biaya-biaya yang digunakan dalam fase diseminasi, misalkan biaya pendaftaran konferensi nasional maupun internasional, biaya pengiriman jurnal, dan lainnya.
    
5. Indirect Cost
   
   Sering disebut sebagai institutional cost maupun overhead cost, komponen ini sama sekali tidak terikat sama sekali oleh penelitian, tetapi indirect cost berarti uang yang dikeluarkan oleh institusi untuk membiayai pengeluaran listrik, telefon, internet, asuransi, serta biaya sekretaris institusi, tanpa komponen itu tentu mustahil sebuah organisasi dapat berjalan. Tetapi yang menjadi permasalahan adalah komponen-komponen tersebut tidak dipergunakan secara ekslusif untuk penelian itu seperti misalkan listrik atau telepon, sehingga sering lembaga donor tidak mau memberikan indirect cost, ataupun memberikan tetapi tidak secara penuh. Sehingga untuk mengatasi hal tersebut, biasanya dilakukan pengaplikasian berdasarkan skala persentase, antara total keseluruhan ongkos tersebut selama setahun dibandingkan dengan total gaji yang dikeluarkan selama penelitian, atau dapat pula ongkos ini ditentukan secara kasar menggunakan persentase total budget penelitian. Kesemua ini akan dinegosiasikan antara peneliti dengan lembaga donor sehingga mendapatkan pendanaan yang tepat.
    
6. Other Funding
   
   Terkadang pada beberapa penelitian memiliki keterbatasan, seperti misalkan pada jumlah yang mungkin tidak dapat disediakan penuh oleh lembaga donor, sehingga harus mencari sumber-sumber pembiayaan lain, bisa dari pemerintah maupun swasta.

File Lampiran

Budget Sheet dari USAID

  Kegiatan Pembelajaran

Pertanyaan :

1. Buat sebuah format budget penelitian disertai dengan justifikasinya

Tugas paling lambat dikirim tanggal 1 Mei 2013